Ordem no Caos

Era uma vez uma empresa promissora. Nasceu de um Plano de Negócios bacana. Os sócios tinham recursos. Os gestores entendiam do negócio e tinham cabeça jovem e aberta. Entregavam os serviços com boa qualidade, tinham preços competitivos, contrataram pessoal qualificado, tinham uma marca bem sacada, desenvolveram bons fornecedores. Tudo beleza.

De repente, o crescimento da empresa começou a ser seu próprio início do fim. Novos colaboradores eram contratados desordenadamente, isto é, sem um planejamento preciso de sua missão, funções etc. Não havia um plano claro de treinamento. Não havia uma estratégia de remuneração que retivesse os talentos, tampouco um plano de carreira. E assim, os melhores e os mais experientes acabavam saindo para a concorrência ou outras oportunidades. Os processos de trabalho não eram documentados. As coisas eram feitas porque alguém sabia como fazê-las desde o passado... E os problemas iam sendo resolvidos na medida em que surgiam pelo caminho como pedras, buracos ou pontes.

De que empresa estou falando? Poderia ser qualquer uma!

Alô, você, pequeno empresário, comerciante! Quando foi a última vez que você sentiu a necessidade de "organizar a bagunça"? Hoje de manhã? Semana passada? Mês passado? Nunca?!

Só há duas alternativas:

1. Planejar, organizar e estar pronto para os desafios; ou
2. Simplesmente seguir em frente e reagir aos acontecimentos.

Com qual abordagem você mais se identifica?

Processos de um Camelô

Em tempos de crise e consequente aceleração das taxas de desemprego, crescem na mesma proporção as frentes de trabalho informal. São milhares de trabalhadores que, ao perderem seus empregos de carteira assinada, se lançam ao comércio ou à prestação de serviços informais como meio de reinventarem suas vidas profissionais e continuarem a defender o pão de cada dia.

Nesse contexto, enfrentam todos os desafios e as dificuldades de quem nunca tocou um negócio próprio: lidar com fornecedores e clientes, divulgar seus serviços, administrar o apertado orçamento etc. E, em meio a todas essas questões específicas, figura a organização do trabalho em geral. Por isso, lanço aqui uma reflexão: É possível, mesmo na informalidade, trabalhar com a cultura do controle por processos?

Acredito piamente que a resposta é: sim. Claro que, nesse caso, infelizmente, essa iniciativa depende muito mais da natureza de cada indivíduo do que da consciência de sua importância ou do conhecimento de como fazer. Para ilustrar meu ponto de vista, compartilho com você, leitor, a história verídica de "Lourinho". Lourinho é um camelô de uma carrocinha de milho cozido. Possui apenas 2º grau incompleto. Lourinho é um cara diferenciado.

• Sua carrocinha tem uma marca, tem um nome.
• Seus estoques de milhos estão separados por data de compra e ele utiliza-os do mais antigo para o mais recente (First in, First out!).
• Seus potes com condimentos recebem uma etiqueta de prazo de validade.
• Lourinho anota todos os gastos. Anota também suas vendas. Tudo improvisado numas espécies de planilhas em cadernos surrados. Com isso, ele conseguiu em pouco tempo estimar quais os dias da semana, do mês e horários de pico. A partir dessa informação, ele passou a contar com um calendário de compras e uma idéia precisa sobre os volumes de insumos a fim de garantir o abastecimento contínuo. Sabe também quanto deve reservar de suas receitas e até quanto deixar em caixa para trocos de pagamentos e despesas extras.
• E o mais extraordinário... Lourinho descreveu num papel o passo-a-passo para preparar seus saborosos milhos, quais os ingredientes e proporções, os tempos e os movimentos! Quando perguntei a ele por que tinha feito isso, a resposta veio como um tapa, simples como tudo que é autêntico e genial:

"Ora, e seu eu faltar algum dia? Meus filhos vão ter que tocar o negócio e têm que saber como funcionam as coisas para fazer tudo sempre igual e a qualidade não cair."

É isso. É possível.

Fatores Críticos de Sucesso em Otimização de Processos

• Implementação como solução Estratégica e não Tática
• Patrocínio da alta direção
• Participação de todas as áreas da empresa
• Mudança de cultura
• Integração entre as áreas de negócio e as áreas de apoio: RH, TI etc.
• Divulgação
• Treinamento
• Suporte
• Definição rigorosa sobre os requerimentos e deliverables esperados
• Agentes do processo envolvidos no desenvolvimento das soluções
• Benchmarking
• Simplicidade 

Por que as Otimizações de Processos fracassam?

O principal responsável pelo fracasso nos esforços de Otimização de Processos é a própria empresa.

E quais são as principais razões do fracasso?

• Muita iniciativa e pouca acabativa
• Falta de comprometimento
• Competição interna
• Teorias do "Isso já foi feito antes", "Isso não funciona aqui" etc.
• Síndrome do "Full Bag"
• Visão de curto prazo
• Falta de cultura de Planejamento

É hora de investir em Otimização de Processos!

Muitos conhecem aquela pequena fábula, amplamente utilizada como metáfora para o universo corporativo na qual, toda manhã na África, uma gazela acorda sabendo que terá que correr rápido para não morrer devorada por um leão faminto. E que toda manhã também acorda um leão sabendo que tem que correr mais rápido do que uma gazela para não morrer de fome.

O que muita gente boa não atenta é para a pegadinha dessa metáfora: a gazela, na verdade, precisa ser mais rápida do que o leão mais veloz! E o leão apenas precisa ser mais rápido do que a gazela mais lenta! Para refletir.

Quando a crise passar, e ela vai passar, as empresas que tiverem aproveitado o período para azeitar suas operações, mapeando seus processos, identificando gargalos, corrigindo anomalias, enfim, colocando a casa em ordem, terão melhores condições de sobreviver a eventuais soluços da economia e estarão mais capacitadas do que seus concorrentes.

Matriz de Forças em Processos

Michael Porter concebeu que as empresas estão sujeitas a cinco principais fatores que definem seu paradigma competitivo (Matriz de Porter).

Pegando emprestado este conceito, apresento uma proposta de esquema de cinco forças que agem sobre os Processos no microambiente de uma empresa, afetando sua capacidade de operar com eficiência e atingir resultados.

Poder Negocial dos Fornecedores. É cada vez mais comum Fornecedores imporem determinadas práticas e condições às empresas com as quais se relacionam. Em alguns casos, essa imposição é tão forte a ponto de demandar uma reorganização dos processos da empresa-cliente.

Poder Negocial dos Clientes. As áreas das empresas se relacionam umas com as outras ora como "fornecedoras", ora como "clientes". Por exemplo, uma área de TI pode ser fornecedora de relatórios gerenciais regulares para a área Comercial. As áreas-clientes estão sempre exigindo mais qualidade e menores prazos. Essa pressão acaba por jogar umas áreas contra as outras dentro da própria organização, resultando em conflitos e até disputas políticas internas.

Ameaça de Processos Concorrentes. Parte considerável dos processos são interdepartamentais, isto é, "passeiam" por diferentes áreas da empresa. Neste percurso, os processos acabam refletindo as diferentes perspectivas e realidades de cada área. É comum observarmos processos de Marketing que são atropelados por processos (ou ausência destes) da área Comercial; processos da Contabilidade que forçam o Financeiro a rever seus métodos etc.

Ameaça de Entrada de Novos Processos. Imposições macroambientais como regulamentações setoriais, novas legislações, impactos ambientais etc. podem exigir a revisão de processos existentes bem como a criação de processos inteiramente novos. Os novos processos podem exigir reestruturação organizacional e implicar a demanda por novos recursos (pessoas, equipamentos, instalações) e métodos.

Ameaça de Processos Substitutos. Em caso de fusões&aquisições é comum a substituição de processos por outros considerados melhores das empresas agregadas ou ainda em função de novos sistemas de informação.

50% dos produtos nacionais não cumprem normas

Estudo do INMETRO (Programa de Análise de Produtos) demonstra que metade dos produtos nacionais não está de acordo com normas técnicas que garantem segurança e saúde aos consumidores. Foram analisadas 11 categorias de produtos: eletroeletrônicos, alimentos, cosméticos entre outras. As não-conformidades observadas vão desde problemas com etiquetas, rótulos e embalagens até riscos de choque elétrico, incêndio e contaminação.

Esses dados indicam que o empresariado brasileiro tem um longo caminho a percorrer, necessitando empreender ações como: criação ou adequação de normas e regulamentos técnicos; programas de qualidade; melhorias em processos; busca por certificações etc.

Mas o que vai acontecer quando todos os players de um setor nivelarem-se pela conformidade de seus produtos? Como eles vão buscar diferenciação? Bem, tempos melhores para os consumidores – mas difíceis para as empresas – virão.